GDPR och datasäkerhet

GotlandsHem behandlar dina uppgifter som personuppgifter när du söker bostad, när blir kund hos oss och även någon tid efter att du har varit kund hos oss. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

AB GotlandsHem, org.nr 556066-0523, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi eller du själv registrerar.

När du ställer dig i vår bostadskö

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

För dig som har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

GotlandsHem är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om mediaförbrukning (till exempel el, vatten, värme), när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra särskilda rutiner för det.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla och förbättra produkter och tjänster men även för att behålla en god kundkontakt med dig.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet. Vissa uppgifter måste vi dock spara i minst två år, exempel på sådana uppgifter är hyresavtal, beslut från socialnämnd och studieintyg.

Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att en gång per år kostnadsfritt begära att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Din begäran ska var skriftlig och du anger där ditt personnummer, namn, adress samt en egenhändig namnunderskrift. Begäran skickas sedan antingen per post i original till AB GotlandsHem, 621 83 Visby, eller som scannat dokument till info@gotlandshem.se. De begärda uppgifterna skickas med post till din folkbokföringsadress.

Du har också rätt att få dina uppgifter rensade eller rättade, samt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta.

Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Din begäran ska var skriftlig och du anger där ditt personnummer, namn, adress samt en egenhändig namnunderskrift. Begäran skickas sedan antingen per post i original till AB GotlandsHem, 621 83 Visby, eller som scannat dokument till info@gotlandshem.se. De begärda uppgifterna skickas med post till din folkbokföringsadress.